Jetzt kommt es drauf an. Ein kleiner Fehler, und der Zeit­plan ist dahin. Alles, worauf viele Menschen über einein­halb Jahre hinge­ar­beitet haben, liegt für einige Stunden in ihren Händen. Denn das Teil­pro­jekt „Tech­ni­sche Basis und Migra­tion“, für das Lukas Bulla, Julia Malsam und Stefan Burkert verant­wort­lich sind, schafft die tech­ni­schen Voraus­set­zungen für die Umstel­lung auf SAP S/4HANA. Eine Umstel­lung, die so vonstat­ten­gehen muss, dass der Betrieb über alle Prozesse hinweg anschlie­ßend reibungslos wieder läuft und Uhlmann gut aufge­stellt ist für die digi­tale Zukunft. Denn das ist der Grund für das aufwän­dige Vorhaben.

Einmal falsch geklickt, und das war’s mit dem geplanten Go Live.

Lukas Bulla, System Engi­neer

Dem Team um Lukas Bulla ist diese Trag­weite am verlän­gerten Wochen­ende um den 3. Oktober 2023 sehr bewusst. An einen Gedanken von diesem Wochen­ende wird sich Lukas Bulla auch noch Monate später erin­nern: „Einmal falsch geklickt, und das war’s mit dem geplanten Go Live.“ Kaffee oder Ener­gy­drinks sind somit trotz wenig Schlaf und bis zu 50 Arbeits­stunden pro Person nicht nötig. Erst wenn sie ihren Job gemacht haben, können die 18 „wartenden” Appli­ca­tion Consul­tants die über 40 wich­tigen Sub-Systeme, beispiels­weise jenes für auto­ma­ti­sierte Waren­be­we­gungen und Bestands­ver­wal­tung im Lager, an das neue SAP anbinden. Anschlie­ßend sind die rund 100 Key User der Fach­be­reiche an der Reihe final zu testen, ob alles funk­tio­niert.

Mit dem Go Live des neuen SAP-Systems sollen sämt­liche Prozesse, die in jeder Abtei­lung bei Uhlmann Pac-Systeme inklu­sive aller Toch­ter­ge­sell­schaften sowie Wonder und Axito DE bislang über das alte SAP-System abge­wi­ckelt wurden, über die Tech­no­logie-Basis S/4HANA laufen. Letzte Voraus­set­zung für den Go Live ist, dass die IT-Leitung der Uhlmann Group unter Berück­sich­ti­gung aller offener Risiken dafür grünes Licht gibt. Das geschieht auch tatsäch­lich nach einem inten­siven Wochen­ende am 3. Oktober 2023 um 18 Uhr. Doch der Weg, den das Team bis dahin gemeinsam mit externen Bera­tern zu bewäl­tigen hatte, war nicht einfach.

Der größte Erfolgs­faktor waren das IT-Team und die Key User.

Klaus Kramer, IT Project Manager

Kein Spazier­gang „Über das ganze Projekt hinweg und zuletzt auch sehr intensiv am Migra­ti­ons­wo­chen­ende mussten wir große Anstren­gungen unter­nehmen, um den geplanten „Go Live”-Termin zu halten. Die Umset­zung war schlicht von Beginn an tech­nisch heraus­for­dernder als erwartet“, erzählt Klaus Kramer, der für die Umstel­lung als ein Co-Projekt­leiter den Hut aufhatte, rück­bli­ckend. Gemeinsam mit seinem Co-Projekt­leiter Helge Stühr­mann setzte er von Beginn an auf das Credo: Schnell sein, aber nicht verzet­teln! Und vor allem den Grund für die Mühen nicht aus den Augen verlieren, wie Klaus Kramer erklärt: „Mit dieser Umstel­lung schaffen wir die Grund­lage für Uhlmann, um in der Digi­ta­li­sie­rung der Prozesse auf einer zukunfts­fä­higen Platt­form best­mög­lich vorwärts gehen zu können.“

Um das Risiko für eine Umstel­lung auf S/4HANA zu mini­mieren und eine vertret­bare Migra­ti­ons­dauer zu errei­chen, wählte Uhlmann für die Umstel­lung einen soge­nannten “Brownfield”-Ansatz. Konkret bedeutet dies, dass alle bestehenden Geschäfts­an­wen­dungen aus dem bestehenden SAP-System in das neue über­tragen werden und nur wenige notwen­dige Ände­rungen im Rahmen der Umstel­lung durch­ge­führt werden. Neue Funk­tio­na­li­täten und insbe­son­dere Prozess­op­ti­mie­rungen entlang der Wert­schöp­fungs­kette werden in nun nach­fol­genden Orga­ni­sa­ti­ons­pro­jekten (“Speed+”) einge­führt, dann aber auf Basis von S/4HANA. „So vorzu­gehen, war ein großer Erfolgs­faktor“, sagt Klaus Kramer, „der größte aber war das IT-Team sowie die Key User, die dafür zuständig sind sicher­zu­stellen, dass das System so funk­tio­niert wie es ihre jewei­lige Abtei­lung braucht.“

Unzäh­lige Zeilen Code

Michael Flor­czak ist einer der 18 Appli­ca­tion Consul­tants, die die Fach­be­reiche bei der Einfüh­rung der einzelnen SAP-basierten Geschäfts­an­wen­dungen betreuen. Er erin­nert sich an Situa­tionen während des Projekts, in denen er dachte: „Um Gottes Willen, wie sollen wir das nur schaffen?“ Flor­czak band zwei große der insge­samt 40 Unter­sys­teme an das neue SAP an, unter anderem das auto­ma­ti­sche Lager und damit eines der wich­tigsten: „Wenn das nicht mehr funk­tio­niert, steht die Firma still“, erklärt er.

Wenn das auto­ma­ti­sche Lager nicht mehr funk­tio­niert, steht die Firma still.

Michael Flor­czak, Appli­ca­tion Consul­tant

Damit das nicht passieren konnte, nutzten die IT-Spezia­listen soge­nannte Sand­boxes (“Sand­kasten”) im Projekt. Diese Kopien vom bestehenden SAP-System wurden genutzt, um die Umstel­lung von bestehenden Zusatz­funk­tionen und Prozessen auf S/4HANA vorab – ohne Auswir­kungen auf das Haupt­system – testen konnten. Damit auch im neuen S/4HANA-System alle Zusatz­funk­tionen so laufen, wie Uhlmann, Wonder und Axito es benö­tigen, mussten viele Zeilen im Quell­text der Zusatz­funk­tionen, soge­nannte Lines of Code, ange­passt werden. Sehr viele.

300.000
Lines of Code
wurden geän­dert

Und trotzdem hat sich für die meisten Kolle­ginnen und Kollegen bei Uhlmann, Wonder und Axito vorder­gründig nichts verän­dert. Klaus Kramer erklärt: „Es ist wie beim Auto: Wir haben weiterhin vier Räder und es fährt. Aber wir haben die Voraus­set­zung dafür geschaffen, den kompletten Antriebs­strang in Zukunft wech­seln zu können.“ Aller­dings müssen, wie Michael Flor­czak ergänzt, „manche jetzt sich mit neuen Knöpfen und Bedien­kon­zepten beschäf­tigten, weil die Heran­ge­hens­weise, die sie lange gewohnt waren, nun punk­tuell bereits eine andere ist.“ Die großen Aufschreie aus der Beleg­schaft blieben aber in den Monaten nach der Umstel­lung aus. Und spätes­tens beim Abschluss­fest am 16. Februar 2024 konnte das Umstel­lungs­team erleich­tert aufatmen und zurecht feiern: Das Projekt hat die Ziele erfüllt, der Betrieb lief reibungslos weiter und der Zeit- und Kosten­rahmen konnte einge­halten werden – eine außer­ge­wöhn­liche Leis­tung!