Die meisten verbinden Geschäfts­reisen wohl mit einer Reise an einen anderen, „echten“ Ort zu dienst­li­chen Zwecken. Seit Beginn der COVID-19-Pandemie ersetzen virtu­elle Geschäfts­reisen immer mehr die klas­si­sche Geschäfts­reise.

Oftmals ist das Vor-Ort-Sein aber nicht durch neue Tech­no­lo­gien zu ersetzen. Deshalb gibt es sie immer noch: die klas­si­sche Dienst­reise ins In- oder Ausland.

Allge­meine COVID-19-Reise­war­nungen und Dienst­reisen

Seit dem 1. Oktober 2020 gelten länder­spe­zi­fi­sche Reise- und Sicher­heits­hin­weise. Auch das Robert-Koch-Institut (RKI) weist darauf hin, was aktuell im Reise­ver­kehr zu beachten ist. 

Das deut­sche Auswär­tige Amt warnt nach wie vor aufgrund der COVID-19-Pandemie vor nicht notwen­digen, touris­ti­schen Reisen in eine Viel­zahl an Ländern. Dienst­liche Reisen sind jedoch teils notwendig und entspre­chend erlaubt.

 

Geschäfts­reisen seit Ausbruch der COVID-19-Pandemie: Kollegen der Uhlmann Pac-Systeme erzählen

Marcus Gehring ließ sich im Oktober und November 2020 auf das Aben­teuer China-Geschäfts­reise unter Corona-Bedin­gungen ein

Eine Reise nach China während der COVID-19 Pandemie bedeutet zuerst einmal eine Menge Diskus­sion. Diese startet bereits in Deutsch­land, mit dem Ausfüllen des Gesund­heit-Codes.

In meinem Fall hat das alles geklappt, der Code blieb aber rot – wieso nur? Viel­leicht, weil wir den Test bei der Flug­ha­fen­am­bu­lanz und nicht bei Cento­gene gemacht haben? „Sie dürfen nicht mit“, „Sie dürfen mit“, „Sie dürfen nicht“ … – bei dem letzten „Sie dürfen“ schnell das Flug­ti­cket gescannt und durch die Absper­rung zum Flug­zeug. „Haaalt! Sie dürfen nicht rein“ – „Doch, Ihr Kollege hat es gesagt“, und ich verschwand auf den Treppen. Geschafft! Ich saß in Deutsch­land im Flieger nach China.

Während des Fluges Fieber messen, sonst alles wie immer – naja man trägt halt die Maske fast 12 Stunden unun­ter­bro­chen. Zum Essen und Trinken darf man sie ausziehen.

In China ange­kommen, spricht jeder am Flug­hafen mehr oder weniger flie­ßend Englisch, man kann kommu­ni­zieren. Man wird durch den gesamten Prozess durch­ge­führt – das geht aller­dings nur in eine Rich­tung: Das Quaran­tä­ne­hotel aussu­chen? Von was träumst du? Das nächste mit einem freien Zimmer ist deins!

Im Hotel hat dann niemand mehr Englisch gespro­chen. Zum Glück halfen mir Mitrei­sende aus Deutsch­land, eine weitere Online­be­fra­gung (nur auf Chine­sisch) auszu­füllen und den QR-Code dem Personal vorzu­zeigen.

Endlich aufs Zimmer, frische Luft atmen und die Maske ausziehen? Naja, das war auch so eine Sache. Alle Fenster waren abge­schlossen. Ich war wirk­lich froh, dass ich ein Multi­tool in meinem Koffer hatte, so konnte ich die Fenster öffnen. Ein Blick an der Fassade nach oben verriet mir, dass jeder wusste, dass man ein solches Gerät braucht. Alle Fenster waren offen.

Das erste Essen – kein Klopfen, kein Klin­geln, keine Info, nichts. Auf einmal stand das Essen vor der Zimmertür. Das passierte jeden Tag und zu jeder Mahl­zeit. Früh­stück gab es ab 7 Uhr oder früher, Mittag­essen wurde spätes­tens um 10.30 Uhr serviert und das Abend­essen kam auch nie nach 16 Uhr. Entweder gab es also warmen Brunch oder kaltes Mittag­essen.

Voll­ver­pfle­gung hieß in diesem Hotel: Es gibt Essen, Getränke muss man selber ordern. Schwierig, wenn dein Gegen­über kein Englisch und du selbst kein Chine­sisch sprichst (Fun Fact: Cola Dosen gab es nur im 48er Karton). Irgend­wann hatte ich dann dank unserer Toch­ter­firma die Rufnummer des Hotel­ma­na­gers und konnte mir Trink­wasser bestellen.

Nach 14 Tagen „Inhaf­tie­rung“ (mit Video­über­wa­chung und Sicher­heits­per­sonal auf dem gesamten Gelände) war alles wieder beim Alten. Mit einer Ausnahme: Es gab keine Mund-Nasen­mas­ken­pflicht mehr – außer in der U-Bahn. Frei­heit! Hier möchte ich mich auch nochmal sehr bei unserer Toch­ter­ge­sell­schaft bedanken, die mich mit anderen Geschmacks­rich­tungen & Reini­gungs­uten­si­lien versorgt hat.

Würde ich es wieder machen? Defi­nitiv!

Und warum? Auch wenn der Aufent­halt hinter „schwe­di­schen Gardinen“ lange und anstren­gend war, so half er mir doch, meine Stäb­chen-Skills zu verbes­sern. Die Kollegen aus Shanghai haben ihr Bestes gegeben, um uns mit allem zu versorgen, was wir benö­tigten. Der Kunde wusste um die Situa­tion, der wir ausge­setzt waren, und war sehr zuvor­kom­mend. So durften wir uns aussu­chen, ob wir Chine­sisch oder „West­lich“ essen wollten.

An die Kolle­gInnen: Ich hoffe, dass eure nächste Reise auch wieder schön und sicher wird!

 

Kai Kathan orga­ni­siert Reisen und sorgt für die Sicher­heit der Reisenden – auch unter Corona-Bedin­gungen

Ich bin für die Orga­ni­sa­tion von Dienst­reisen und für die orga­ni­sierte Reise­si­cher­heit, das soge­nannte Travel Risk Manage­ment, das es seit 2019 bei Uhlmann gibt, verant­wort­lich. Dazu gehören beispiels­weise der externe Travel Risk Manager, ein Alarm­ti­cker, das Reise­büro, die Reise­or­ga­ni­sa­tion oder die 24-7 Helpline. Wir haben die Verant­wor­tung, dass der Dienst­rei­sende das kleinst­mög­liche Risiko beim Reisen hat.

Wir beziehen uns dabei immer auf die behörd­li­chen Vorgaben der Bundes­länder bzw. die des Reise­ziel­orts. Da sich diese teils wöchent­lich ändern, ist es meine größte Heraus­for­de­rung, da nicht nur dran­zu­bleiben, sondern diese Verord­nungen auch in eine verständ­liche Sprache zu über­setzen.

Während der ersten zwei Monate des Lock­downs sanken die Zahlen der Monta­ge­reisen. Ab Mai waren wir wieder auf Normal­ni­veau. Auf das Jahr gesehen war die Zahl viel­leicht 15 % nied­riger als im Vorjahr.

Die Zahl der Reisen zu Bera­tungs­zwe­cken und Geschäfts­ab­schlüssen hingegen ging wirk­lich dras­tisch zurück. Da verzeich­neten wir einen Rück­gang von rund 90%. Trotzdem haben unsere Damen der Reise­or­ga­ni­sa­tion nicht weniger zu tun – weil die Orga­ni­sa­tion der Reisen extrem aufwändig geworden ist, haben wir sogar einen deut­li­chen Mehr­auf­wand.

 

Claudia Maier versorgt Reisende mit Infor­ma­tionen rund um Corona

Ich mache im Unter­nehmen alles, was mit Corona zu tun hat. Dabei arbeite ich eng mit den Mädels aus der Reise­ab­tei­lung, dem externen Travel Risk Manager und der Corona-Taskforce zusammen.

Meine Arbeit umfasst unter anderem das Verschi­cken von Infor­ma­tionen an die Reisenden vor und nach der Reise, dann die Zusam­men­ar­beit mit externen Travel Risk Manager und die Betreuung der Hotline-Nummer.

Da kommt alles rein, was mit Corona zu tun hat, z.B. allge­meine Fragen im Umgang mit Kollegen oder Infi­zierten, Termin­ver­ein­ba­rung für mitt­ler­weile bestehende Inhouse-Testung oder Testungen außer­halb der Firma, Fragen zu Ein- und Ausreisen in andere Länder und fehlende Masken und Selbst­tests.  Außerdem bear­beite ich die email-Adresse coronavirus@uhlmann.de.

Über die Hotline kommen viele Anfragen von Mitar­bei­tern, die auf Reisen gehen und sich unsi­cher sind.

Außerdem bear­beite ich mitt­ler­weile die Viel­zahl von Fällen, in denen die Betriebs­ver­ein­ba­rung zu Reisen während der Corona-Zeit greift und leite diese Infos gebün­delt an die Perso­nal­ab­tei­lung weiter.

Es sind aktuell keine leichten Zeiten und jeder Einzelne ist auf eine ganz unter­schied­liche Weise privat oder geschäft­lich von der Pandemie betroffen. Aber ich finde, dass wir alle stolz sein können auf ein umsich­tiges und fürsorg­li­ches Mitein­ander inner­halb der Firma.

 

Peter Aubele war November bis Dezember 2020 auf einer Endmon­tage in Mexiko

Vor unserer Reise nach Mexiko erhielten wir Infor­ma­tionen, zum Beispiel vom externen Travel Risk Manager und unserer internen Reise­stelle: Hygie­ne­vor­schriften, Notwen­dig­keit einer Vor-Ort-Quaran­täne, usw. Vieles erfährt man relativ kurz­fristig. Insge­samt ist die Reise­vor­be­rei­tung stres­siger geworden (ebenso wie das Nach­hause-Kommen). Die Reise selbst ist dann aber stress­freier – Flug­hafen und das Flug­zeug waren richtig leer. Teil­weise sitzt man bei solchen Reisen zu zweit im Flug­zeug, umsorgt von der ganzen Crew.

In unserem Hotel in Mexiko gab es einige Vorkeh­rungen: Zuerst einmal mussten wir einen Corona-Test machen. Direkt danach star­tete eine sechs­tä­gige Quaran­täne, an deren Ende wir wieder einen Test machen mussten. Immerhin durften wir ab und an um das Hotel spazieren. Jedes Mal, wenn wir ins Hotel zurück kamen, wurde Tempe­ratur gemessen und eine Flasche Desin­fek­ti­onsgel bereit­ge­halten. Auch beim Essen wurden Sicher­heits­vor­keh­rungen einge­halten: Das Früh­stücks­buffet fiel aus, aber wir konnten uns etwas auf unser Zimmer bestellen.

Beim Kunden mussten wir in einem sepa­raten Raum Mittag­essen. Uns trennten Plexi­glas­wände und wir mussten einen Stuhl Platz zwischen uns lassen. Nicht nur beim Essen, sondern auch beim Arbeiten waren wir, zusätz­lich zum Mund­schutz, strikt getrennt von Leuten aus anderen Projekten. Das war ein komi­sches Gefühl.

Nach einem Corona-Vorfall beim Kunden mussten wir zum Arzt und einen Test machen – zum Glück war das Ergebnis negativ. Trotzdem wurde der Montage-Einsatz dann früh­zeitig abge­bro­chen, weil die anderen Kontakt­per­sonen vom Kunden isoliert wurden und somit keiner mehr da war. In Summe musste ich sechs Corona-Tests machen: Vor dem Abflug, bei Ankunft im Hotel, am letzten Tag der Quaran­täne, am ersten Arbeitstag beim Kunden, einen weiteren aufgrund des Corona-Vorfalls beim Kunden und zuhause in Laup­heim.

Ich bin froh, wenn das ganze Corona vorbei ist. Es ist dabei nicht nur der Mehr­auf­wand vor, während oder nach der Reise. Zum einen ist da noch die Einschrän­kung bei der Frei­zeit­ge­stal­tung als Ausgleich zu einer langen Monta­ge­reise an einem fremden Ort. In Mexiko hatten, wie in Deutsch­land auch, Bars und Sehens­wür­dig­keiten zu.

Zum anderen gibt es auch im Privaten Einschrän­kungen: Auch wenn man nach der Montage nicht in Quaran­täne muss, ist nicht zu 100 Prozent garan­tiert, dass man Corona-frei ist. Aus dem Grund bin ich im privaten Umfeld, insbe­son­dere wenn es um meine Oma geht, beson­ders vorsichtig.

 

Nico Schuch war geschäft­lich von September bis Dezember 2020 in Brasi­lien beim Kunden

Das Reisen ist durch die Corona Tests viel umständ­li­cher geworden: Für die Einreise nach Brasi­lien benö­tigt man ein Einla­dungs­schreiben vom Kunden, ein Entsen­dungs­schreiben von Uhlmann wegen beson­derer Dring­lich­keit (Pharma) und einen nega­tiven Corona-Test.

Nach meiner Ankunft in Brasi­lien musste ich, recht einfach, einen Drive­Thru-Test für 50 Euro machen (auch Selbst­tests gab es damals dort schon recht unkom­pli­ziert). Das Test­ergebnis fiel zunächst positiv aus, dann wurde ich öfters getestet, bis sich heraus­ge­stellt hatte, dass es ein „posi­tive false“ war, da beim Anti­kör­per­test zum Schluss keine Anti­körper im Blut waren. Beim Zurück war die Heraus­for­de­rung, einen Test für den Flug zu bekommen, der nicht älter als 48h war, da die Tests normal 72h zur Auswer­tung brau­chen.

Wieder zurück in Deutsch­land, am Flug­hafen in München, wurde ich dann nochmal getestet und dann konnte ich dank der profes­sio­nellen Zusam­men­ar­beit zwischen dem Uhlmann Travel Manage­ment und den zustän­digen Behörden am nächsten Tag mit meinem nega­tiven Ergebnis wieder raus. 

Vor allem alleine zu Hause zu sitzen und auf das Test­ergebnis zu warten, war nicht beson­ders prickelnd. Im Endef­fekt aber bringt das ganze Jammern nix, es muss ja weiter­gehen.

 

Reiner Mann war vor Ausbruch der Pandemie oft für Bera­tungen, Verhand­lungen oder Geschäfts­ab­schlüsse bei deut­schen Kunden vor Ort

Während der ersten Lock­down-Phase und während des jetzigen Lock­downs bin ich über­haupt nicht gereist. Die Kunden wollen „Reisende“ nur für wirk­lich wich­tige Einsätze haben (z.B. Repa­ra­turen oder Montagen), die Vertriebs­tä­tig­keit läuft ausschließ­lich über Teams, Zoom, Telefon oder Email.

Über den Sommer, als die Lage entschärfter war, bin ich ganz normal gereist. Da war dann ledig­lich Maske bzw. Tempe­ra­tur­mes­sung beim Kunden ange­sagt.

 

Nicola Gius­ti­zieri war seit Ausbruch der Covid-19-Pandemie in verschie­densten Ländern unter­wegs

Reisen hat mir schon immer Spaß gemacht. Wegen des Virus war dann damit Schluss. Meine Kolle­gInnen konnten noch reisen. Das ist auch extrem wichtig, denn die Arbeit an den Kunden­stand­orten ist unver­zichtbar, um die Gesund­heits­ma­schi­nerie am Laufen zu halten und möglichst viele Menschen retten zu können.

Man braucht eine Maske, einen Covid-Test und nach ein paar Tagen Quaran­täne geht es weiter. 

Überall gibt es Licht im Dunkel. Die Sicher­heits­maß­nahmen, die in unserem Bereich bereits sehr hoch sind, wurden inten­si­viert, damit alle ihre Arbeit möglichst sicher fort­setzen können. Auto­bahnen und Flug­zeuge sind beson­ders leer und das Reisen ist ausge­spro­chen entspannt.

Mit der Möglich­keit, büro­kra­ti­sche Abläufe digital zu verein­fa­chen und auf Smart Working und Online-Meetings umzu­stellen, haben wir uns eindeutig weiter­ent­wi­ckelt. 

Die Kunden, bei denen wir eintreffen, wissen um die Opfer, die wir alle auf uns nehmen, und auch ohne Gele­gen­heit für ein Bier an der Bar gibt es immer ein herz­li­ches Danke­schön für das große gemein­same Enga­ge­ment.

 

Adham Elas­h­mawy verant­wor­tete im September 2019 Kunden­ein­sätze, mitunter in Italien

Für uns als Projekt­ma­nager brachten Kunden­dienst­reisen seit jeher beson­dere Heraus­for­de­rungen mit sich. Der rich­tige Kunden­dienst­in­ge­nieur oder -tech­niker musste gefunden werden, der Termin musste mit allen Parteien abge­stimmt und die Reise orga­ni­siert werden – per Flug­zeug, Auto oder Zug, dann die Suche nach nahe­lie­genden Hotels, usw. Diese Heraus­for­de­rungen haben, genau wie die Zahl der Covid-Pateinten, expo­nen­tiell zuge­nommen.

Dank einer eigens einge­rich­teten „Corona-Taskforce“ muss nun die Geneh­mi­gung des Unter­neh­mens­be­reichs einge­holt werden, bevor beispiels­weise ein Tech­niker nach Mailand geschickt werden kann. Dann muss darauf geachtet werden, dass dieser im Ideal­fall keinen Partner hat, der durch seine Reise gefährdet werden könnte, etc. 

Auch Kunden müssen nun erklären, ob sie die Sicher­heit unserer Mitar­beiter garan­tieren können und ob sie sämt­liche durch die Corona-Pandemie entstan­denen Mehr­kosten tragen. Das alles muss schrift­lich fest­ge­halten werden. Das größte Problem stellen aber die staat­li­chen Regeln und Bestim­mungen dar, die sich laufend ändern.

Ich selbst musste eine Reise nach Saudi-Arabien einen Tag vor dem Abflug wegen der neuen Bestim­mungen absagen. Vor all diesen Heraus­for­de­rungen stehen wir Projekt­ma­nager und –mana­ge­rinnen jeden Tag. Das macht eindeutig keinen Spaß. Aber unsere Soft­ware­inge­nieure und Elektro- und Maschi­nen­bau­in­ge­nieure sind bei Geschäfts­reisen in diesen Zeiten ausge­spro­chen aufge­schlossen und flexibel. Ein beson­deres Danke­schön dafür!

Ich persön­lich war noch nie so schnell in Mailand wie in den Corona-Zeiten. Den Check-in habe ich online erle­digt, ich hatte nur Hand­ge­päck dabei, musste am Flug­hafen also durch keinen weiteren Check-in, der Flug­hafen war leer und ich hatte alles in weniger als 15 Minuten erle­digt und war am Gate. Das Flug­zeug star­tete pünkt­lich und die Landung erfolgte sogar 20 Minuten früher als geplant. Von Erbach nach Mailand in gerade einmal 4 Stunden mit dem Flug­zeug – ein neuer Rekord für mich!

---

Fazit: Geschäfts­reisen sind keine Urlaubs­reisen

Die Inter­views und Erfah­rungs­be­richte zeigen, dass sich das Reisen durch Corona für unsere Kollegen doch ziem­lich geän­dert hat:

1. Es haben weniger Geschäfts­reisen (insb. Reisen zu Bera­tungs­zwe­cken und Geschäfts­ab­schlüssen) statt­ge­funden.
2. Die Orga­ni­sa­tion von Reisen erfor­dert – durch ständig wech­selnde Regu­la­rien, Büro­kratie und Gesund­heits­ri­siko – extra Aufwand und Umsicht.
3. Der direkte Kontakt mit Kollegen oder Geschäfts­part­nern während der Reise wird begrenzt.
4. Private Vergnü­gungen während der Reise am Wochen­ende oder am Feier­abend sind nur noch einge­schränkt möglich.

Eine Sache aber ist gleich­ge­blieben: Unsere Kollegen meis­tern das Reisen und Reise­ma­nagen ziem­lich gut. Vielen Dank an alle Reise­vor­be­reiter und Reise­un­ter­stützer daheim. Und ganz beson­deren Dank an alle Reisenden, die mit ihrer Flexi­bi­lität, Geduld und Spaß Geschäfts­reisen für unsere Kunden und Uhlmann ange­treten haben und noch antreten werden.

Thank you for trave­ling!